Paulo Rebêlo
UOL Tecnologia – link original – dezembro/2006

As escolas de informática vão adorar a nova versão do pacote da Microsoft para programas de escritório. Tudo foi radicalmente modificado no Office 2007, aposentando conceitos que estão em vigor há duas décadas na informática —e na cabeça de quem se acostumou a usar o programa.

A proposta do Office 2007 é simples, mas polêmica. Esqueça tudo o que você aprendeu sobre usabilidade e interfaces até hoje, quando você ordenava o software a fazer comandos a partir de um menu (Arquivo, Editar, Inserir, Formatar…) com opções pré-estabelecidas pela fabricante (Abrir, Novo, Salvar, Salvar Como, Imprimir…). Aliás, esqueça a palavra “menu”. Ele não existe mais. Esqueça a noção de comandos e sub-comandos que você só precisa aprender uma vez, já que continuam iguais a cada nova versão. Na análise a seguir, vamos acompanhar as principais mudanças —da instalação ao uso— e as vantagens e desvantagens de migrar para o Office 2007.

Fique atento ao novo formato de arquivos. A partir desta versão, a Microsoft adotou um formato “quase” aberto de XML para os arquivos, conhecido como Microsoft Office Open XML (OOXML). Apesar de ser aberto, não é um formato ainda padronizado pela indústria e os críticos alegam que não é totalmente aberto quando comparado a formatos concorrentes, como aquele utilizado no OpenOffice, por exemplo. Agora, documentos são salvos em .docx em vez de .doc. Em tese, o novo formato gera arquivos menores (usa compressão ZIP) e mais flexíveis, sem código proprietário. A desvantagem é que apenas usuários do Office 2007 vão poder acessar os arquivos. Quem usa versões anteriores do Office precisa baixar uma atualização, via Windows Update, para poder ler e editar o conteúdo neste novo formato. Mas não se preocupe. É possível usar Word e Excel configurados para salvar no padrão antigo de arquivos.
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Office 2007: Instalação exige mais memória e disco rígido

Nos requisitos de hardware, o Office 2007 consome bem mais memória do que a versão anterior (2003) e, acredite, é um peso considerável na sua máquina após um certo tempo de uso. O mínimo oficial exigido pela Microsoft é 256 MB de RAM, mas não migre sem pelo menos 512 MB. Alguns dos novos recursos do Office, como a “correção contextual de ortografia”, exige nada menos que 1 GB de RAM para rodar bem. Memória é essencial para fazer bom uso do Office 2007, mas um disco rígido rápido (7200 RPM com buffer) também ajuda —o que pode prejudicar um pouco usuários de notebooks, nos quais os discos normalmente são mais lentos do que aqueles utilizados em desktops.

O Office 2007 pode ser instalado apenas no Windows Vista, Windows XP (com Service Pack 2) e Windows Server 2003. Ao instalar, é fácil perceber que o pacote está carnalmente atrelado às políticas da Microsoft com o Windows Vista —leia nossa análise aqui. Em outras palavras, suas opções de personalizar a instalação são as mínimas possíveis. Diferentemente das versões anteriores do Office, agora são pouquíssimas coisas que podem ser deixadas de lado. Há casos notórios, como Powerpoint e Word, que exigem a instalação do programa com todos os adicionais, mesmo que você não use a maioria dos recursos.

Mesmo que você instale apenas o básico para usar no escritório, o Office 2007 tem proporções gigantescas: ocupa 1,5 GB de espaço em disco, em média. Para ter uma idéia, o Office 2003 ocupa até 500 MB de espaço, o que já é considerado bastante. A versão mais recente do Open Office, concorrente gratuito, ocupa 250 MB.

É possível instalar o Office 2007 do zero ou fazer o upgrade de versões pré-existentes. No upgrade, você tem a opção de conservar versões antigas de programas específicos. É uma boa pedida, para quem quiser manter duas versões diferentes do Word, por exemplo. A única exceção é o Outlook, que aceita apenas uma única versão instalada.
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Office 2007: Polêmica, interface vem totalmente diferente

A proposta é simples. Programas como Word e Excel possuem tantos recursos e funções que a maioria dos usuários, simplesmente, se perde. Os softwares ficam subutilizados porque o usuário não encontra —e nem sabe que existe— determinado comando.

A nova interface do Office 2007 tenta mudar isso, nem sempre com sucesso, mas com resultados interessantes. Em vez de apresentar ainda mais recursos, a maioria dos programas do Office 2007 tem a interface como carro-chefe, revelando comandos que sempre estiverem presentes, mas longe de alcance do usuário leigo.

A interface pode irritar os usuários mais experientes, principalmente aqueles que se habituaram a usar o teclado para decorar os comandos que mais usam no cotidiano. Por outro lado, usuários novatos tendem a gostar da novidade, o que representa um verdadeiro paradoxo (inexplicável) por parte da Microsoft.

É que durante várias apresentações do produto nos últimos meses, inclusive no Brasil, representantes da empresa fizeram questão de mostrar a tendência corporativa do Office 2007, ou seja, um foco crescente no uso dentro de empresas. Ao mesmo tempo, o novo esquema da interface é totalmente voltado a usuários com menos experiência.

O principal problema é o mesmo que ocorre no Windows Vista: a falta de opções. A nova organização de comandos utiliza ícones gigantes, que comem um bom espaço de tela. Diferentemente de todos os outros programas da própria Microsoft, você não pode personalizar a barra de comandos e reduzir os ícones.

A única opção é “esconder” a barra inteira de comandos, ganhando bastante espaço de tela, em troca de perda de usabilidade. Sem a barra de comandos, quando você precisar de algum recurso que não esteja na sua linha de atalhos, irá precisar usar o mouse para “baixar” a barra principal de comandos.

Com ícones pequenos, a linha de atalhos (barra de acesso rápido) é a melhor pedida da nova interface e a única função realmente personalizável. Você pode abrir uma lista com todas as funções e comandos do Office 2007 e adicioná-los à linha de atalhos, que funciona como uma série de comandos de sua preferência à distância de um clique.

Vai levar um bom tempo até você se habituar e conseguir adicionar todos aqueles comandos que você usa, mas depois fica mais fácil. Boa parte dos usuários, porém, sente falta de ter a opção de reverter a interface para a do Office 2003. Mesmo assim, quem ainda tiver decorado as teclas de atalho no teclado, pode continuar a usar, pois a maioria continua funcionando sem problemas.

A interface diferente tem resultados interessantes em todo o pacote de aplicativos. A principal é a chamada “pré-visualização em tempo real”. Ao selecionar uma porção de texto para mudar a fonte ou formatação, você não precisa clicar no nome da fonte para saber como o texto ficará. Basta passar o mouse por cima de cada fonte que, automaticamente, o Office mostra o resultado na tela sem fazer a alteração.

Excelente pedida para quem trabalha com textos que precisem de várias formatações diferentes, como cores, tamanho e tipos de fontes alternadas. Algumas funções básicas, que antes eram acessíveis por algum menu, agora podem ser encontradas com apenas um clique —principalmente nos principais programas, como Word, Excel e Powerpoint.

Por fim, no quesito aparência, o Office 2007 segue o mesmo estilo do Windows Vista, com três cores-tema: azul, cinza e preto. O tema padrão é o azul.
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Office 2007: Word ganha recursos para blogueiros e pesquisadores

Sem dúvida, o carro-chefe do Office para a maioria dos usuários. Comandos simples ficaram mais acessíveis, não é mais preciso procurar menus para comandos frequentes. Dois recursos merecem destaque para os internautas: blog e pesquisas.

Agora é possível blogar diretamente do Word de um jeito bem fácil. No Word 2003 já era possível, desde que fosse instalado um plug-in específico e que não funcionava em todos os sistemas de publicação de blogs disponíveis na Web.

Com o Word 2007, as principais ferramentas blogueiras (Blogger, WordPress, Typepad etc.) podem ser utilizadas. Você digita direto do Word, como um texto qualquer, e sem sair do Word pode gerenciar categorias e enviar seu post, inclusive usando imagens.

É tudo bem simples e fácil. A configuração exige apenas o sistema de publicação utilizado pelo blog, seu login e senha. Caso seu blog não esteja incluso na lista de pré-definidos do Word, é possível tentar forçar a barra e incluir manualmente, o que vai exigir um certo conhecimento técnico por parte dos usuários. Pedir ajuda do suporte técnico é uma opção.

Para acadêmicos e pesquisadores, os recursos de referências e bibliografias foi notadamente melhorado. Durante anos, o Word nunca foi o exemplo-mór de software para quem trabalha com textos contendo várias referências de rodapé, devido ao jeito complicado de o programa gerenciar as notas. Muita gente usa o Word por falta de outra opção, principalmente no Brasil, onde concorrentes como WordPerfect são menos conhecidos. Com a versão 2007, a Microsoft resolveu finalmente investir neste nicho.

Na hora de exportar arquivos, o Word lhe dá uma série de opções. Exportar ou publicar para blog, para servidores Sharepoint, para a Web e até para PDF. E se você quiser brincar com as opções do Word, se prepare. São centenas. Não estão bem classificadas, talvez de propósito, mas vale a pena conhecer o que o editor de textos oferece.
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Office 2007: Outlook ganha mais integração com Word

As mudanças mais perceptíveis estão aqui. A integração do Outlook com o Word cresceu de um jeito dúbio, que irá atrapalhar a vida dos usuários menos simpáticos a novidades ou que preferem o bom e velho texto sem formatação para e-mail.

De início, o editor de mensagens do Outlook é quase uma extensão do Word nos tipos de fontes, correção ortográfica e até auto-formatação ao digitar. É possível personalizar o programa para voltar a ser o que era antes, mas vai dar muito trabalho. A maioria dos novos usuários seguirá usando a configuração padrão.

Seguindo a tendência das últimas versões (Outlook XP, 2003, 2007) a Microsoft aprendeu a utilizar bem o espaço disponível de tela. A funcionalidade, porém, só vale a pena para quem usa o Outlook como gerenciador de compromissos, notas rápidas (aqueles sticks amarelos), agenda e contatos.

Na mesma janela da sua caixa de entrada, você pode ver seus compromissos e ter acesso ao calendário, sem precisar usar o mouse ou mudar de janela para acrescentar um dado na agenda ou lista de tarefas.

Aliás, o recurso calendário melhorou bastante, com a possibilidade de integrar calendários online (Internet Calendars) e na rede corporativa. Você pode publicar seu calendário na Internet ou importar um calendário online já existente, como é o caso do Google Calendars. Tudo bem que nem sempre a importação é 100%, mas funciona.

Outra novidade é o atrasado suporte a RSS (Really Simple Syndication) para ler notícias da Web direto do Outlook, sem precisar entrar em sites ou usar o navegador. Quem usa contas de e-mail do tipo IMAP, pode agradecer um pouco, mas não muito. O suporte a IMAP melhorou, é possível ter mais controle das pastas (folders), mas o Outlook 2007 ainda está longe de ser um bom gerenciador de contas IMAP como o Thunderbird, por exemplo. Quem tiver mais de um e-mail em IMAP pode esperar eventuais “congelamentos” quando estiver lidando com várias mensagens. A Microsoft garante que o recurso anti-spam foi melhorado.
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Office 2007: Excel, Powerpoint e Access têm poucas novidades

Excel, Powerpoint, Access e Publisher são a prova definitiva de que a Microsoft não tem muitas novidades interessantes para oferecer com o Office 2007 além de mudar a proposta de trabalho e usabilidade. Continuam praticamente idênticos, com maquiagens aqui ou ali e apenas pequenas novidades.

No Excel 2007, as melhores mudanças ficam para usuários avançados. Quem usa Excel apenas para planilhas simples ou catálogos pessoais (livros, filmes etc.), ou até mesmo para visualizar planilhas de terceiros, não verá novidade aparente nesta nova versão.

O programa não ficou tão mais pesado do que a edição anterior. Quem trabalha com planilhas que ocupam bastante espaço, irá achar útil a nova interface em que você pode esconder todos os ícones e deixar apenas a barra de atalhos.

Os que usam cálculos e recursos avançados, também devem gostar do novo tipo de acesso. O recurso de pré-visualização em tempo real também é uma boa pedida, pois economiza tempo. Mudar o layout da planilha exige menos cliques e as fórmulas ficaram divididas de um jeito mais intuitivo.

É difícil chegar a um veredicto sobre o Powerpoint. Com a nova interface do Office 2007, funções simples ficaram realmente mais fáceis de achar e de usar nos slides. Por outro lado, executivos e palestrantes “carga pesada”, que dependem demais de apresentações com firulas gráficas e multimídia, vão sofrer um pouco no uso do mouse para achar uma determinada ação.

Do ponto de vista da inovação, o Powerpoint 2007 decepciona. São poucos efeitos novos para os slides, e boa parte das novidades são aplicáveis apenas em uso corporativo. Há novos recursos de segurança e publicação de slides em ambientes de trabalho online ou na rede da empresa.

O Access também praticamente não inova. Por ser uma ferramenta de uso mais corporativo há bastante tempo, a integração com os servidores Sharepoint e ambientes de trabalho em rede melhorou, mas nada imprescindível. Há (poucos) novos templates e facilidades para fazer e gerenciar banco de dados.

O Publisher, programa um tanto ignorado pelos usuários, ficou perceptivelmente mais leve do que na versão 2003. Talvez por conta da interface, que praticamente não sofreu modificação e não utiliza o novo esquema do Office 2007, conservando os menus de comandos. Os templates continuam quase os mesmos da versão anterior, com poucos acréscimos. A tentativa da Microsoft, claramente, é aproximar o Publisher para um software híbrido de editoração eletrônica, mesclando conceitos do Corel Draw, PageMaker e outros concorrentes.

Em resumo, os quatro programas —Excel, Powerpoint, Access e Publisher— deixam uma pergunta no ar: o que ainda há para ser aprimorado? No caso do Access 2007 em específico, a grande chamada são os desenvolvedores que utilizam as ferramentas Microsoft (ex. SharePoint), além de banco de dados voltados para Web, como o SQL Server.
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Office 2007: Pequenos utilitários podem facilitar o trabalho

As versões mais completas do Office 2007, como é o caso da Enterprise, Business ou Professional, trazem ferramentas interessantes para uso doméstico e corporativo.

Para o usuário final, a pedida é o OneNote. Não chega a ser novidade, pois também existe no Office 2003, mas sempre foi muito pouco divulgado. A versão 2007 do OneNote consome menos memória do que o 2003 quando inativo e tem menos problemas do que antes. É ótimo para quem gosta de tomar notas compulsivamente, funcionando como uma espécie de caderno de anotações. Você não precisa criar arquivos ou salvar seus documentos, basta escrever que o programa guarda tudo.

A integração com outros aplicativos do Office —e o Internet Explorer— nem sempre funciona como prometido, mas pode ser de grande valia para quem usa ferramentas 100% Microsoft. Uma dica para usuários de notebook: perca um tempo conhecendo as opções do programa, pois, como ele funciona “por baixo dos panos”, sua bateria pode acabar mais cedo.

O InfoPath também é conhecido desde o Office 2003, mas sem destaque. É um criador de formulários, simples e eficiente, ótimo para empresas de pequeno e médio porte que precisam do recurso.

Nas versões corporativas do Office 2007, a maior novidade é o Groove. É difícil definir o que seja o Groove, mas trata-se de um mini-ambiente de trabalho onde você pode trocar mensagens e compartilhar arquivos entre seus colegas da empresa.

À primeira vista, parece um mensageiro corporativo, como um MSN Messenger para empresas, mas o Groove é bem mais. Com poucos cliques e de simples manuseio, você pode escolher pastas e compartilhas fotos e músicas, por exemplo.
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Office 2007: Vale a pena fazer a atualização?

Obviamente, o Office 2007 não é para todos. Em geral, atinge dois públicos-chave de usuários domésticos: o ávido por novidades, que gosta de usar sempre os programas mais novos; e o usuário que foi “conquistado” pela nova interface do Office, tão diferente das versões anteriores.

É um investimento alto, a começar pelo preço do produto. A depender da versão, o pacote pode custar até R$ 1.000, com variações pequenas para mais ou para menos.

Quem não tem um computador rápido, vai ter que investir em componentes. Apesar de 512 MB de RAM ser suficiente, se você usa bastante os aplicativos do pacote, nossa recomendação sincera é ficar longe do Office 2007 se não tiver pelo menos 1 GB de RAM.

Com poucas exceções, não há nada que o Office 2007 faça que você não possa fazer no Office 2003, do ponto de vista de produtividade. Pequenos detalhes podem fazer a diferença para um grupo de usuários, e talvez nenhuma diferença para outro grupo. É o caso do leitor de RSS e do calendário integrado do Outlook e da função de blogar pelo Word 2007, apenas para citar duas.

A partir do final deste mês de dezembro, o Office 2007 fica disponível para empresas. Até o final do próximo mês (janeiro), chega às lojas de todo o Brasil.

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