Por dentro do Office 2003

Paulo Rebêlo | março.2003

A partir da próxima terça-feira (21), chega às prateleiras a versão 2003 do Office, rebatizado com o nome de Microsoft Office System. Tivemos acesso à versão final do produto, em inglês, e apresentamos aqui as novidades do pacotão de programas. A versão testada foi Professional, com 5 CDs. O primeiro CD traz o Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook e Publisher. O segundo vem com o Frontpage; o terceiro CD inclui o Visio 2003 Pro; o quarto tem o Project 2003 Pro e, finalmente, o quinto é o OneNote.


O nome Office System define bem a “nova” proposta para o pacote: um conjunto de produtos, servidores e serviços; e não apenas a velha ladainha de programas para escritório. A Microsoft empreendeu uma verdadeira odisséia no desenvolvimento do pacote e, claro, na divulgação. Antes de a versão final chegar aos fabricantes e à imprensa, mais de 600 mil cópias de edições beta (para testes) foram distribuídas. De acordo com a Microsoft, é quase o triplo de participantes de testes do que qualquer outro produto.

Como nem tudo são flores, certas mudanças no Office podem prejudicar uma significativa parcela de usuários e empresas. O lançamento marca de vez o fim da plataforma Win9x: o Office System só funciona em Windows 2000, Windows XP e Windows Server 2003. Deixa para trás milhões de usuários dos Windows 98, Millennium e NT. O argumento da Microsoft é a garantia de apresentar um produto mais estável e mais rápido justamente por ser otimizado às tecnologias embutidas no Win2000/XP. Não é a primeira vez que isso acontece. A suíte Office XP, por exemplo, não funciona no Windows 95.

Como sempre, as maiores diferenças são internas, invisíveis ao usuário comum; por outro lado, o Office System chega com programas antes desconhecidos dos usuários, como é o caso do OneNote e do InfoPath – este disponível apenas nas versões “Enterprise” do Office. A principal mudança significativa, que teve início de forma tímida no Office XP, é a adoção do XML (eXtensible Markup Language) como linguagem nativa.

Antes de sair correndo às lojas no dia 21, vale a pena analisar a viabilidade (ou a necessidade) de instalar o Office 2003. Um dos fatores de risco são os requisitos de sistema. É preciso um mínimo de 128 Mb de RAM para rodar o pacote, mas é claro que não se consegue boa performance com o mínimo. É bom ter, pelo menos, 256 Mb de RAM e bons 600 Mb de espaço em disco.

Word – Apenas para se ter uma idéia, o Word do Office XP possui mais de 10 mil funções disponíveis. É evidente que sobra pouco espaço para novidades e, não somente por isso, o Word do Office 2003 talvez seja o programa menos modificado do pacote. Mesmo assim, há pequenas melhorias válidas. Uma delas condiz a um novo jeito de visualizar o documento para impressão, que agora também pode funcionar como uma visualização para “revisão de texto” – uma boa pedida para jornalistas, redatores e qualquer pessoa que tenha no Word sua ferramenta de trabalho. E também é uma forma de competir (de leve) com o Acrobat Reader, pois supostamente o recurso mostra na tela exatamente aquilo que sairá na impressora, conservando estilos e formatos, com um layout similar a de um livro.
Outro recurso interessante: dentro de um documento, é possível selecionar porções individuais de texto e marcá-las como “read only” (somente leitura), impossibilitando funcionários ou colegas de modificar as partes que você não quer. Somente mediante uma senha é possível reverter as seleções. Ótimo para quem compartilha um mesmo documento com outras pessoas ou em escritórios diferentes. O Word 2003 oferece suporte nativo a XML como formato de arquivo, ou seja, dá para usá-lo como um editor XML por completo.

Outlook – Com o sucesso conquistado pelo Outlook, a nova versão deste gerenciador de contatos e e-mails é, sem dúvida, o grande trunfo do Office 2003. De todos os programas, foi o que mais ganhou alterações. Melhorou visual, usabilidade, tecnologia, privacidade e segurança. Muito mais integrado aos outros programas do Office, o novo Outlook pode trabalhar com uma nova interface de três painéis – pode até parecer complicada no início, mas aos poucos se torna uma mão na roda para quem lida com muitas mensagens por dia e várias pastas. De acordo com a Microsoft, a interface com três painéis implica um melhor aproveitamento de tela em até 40%.

Mordendo a própria língua, a Microsoft deixou a configuração padrão do Outlook de forma a não permitir a visualização de emails em HTML – aquelas mensagens que parecem websites e que podem trazer vírus e códigos maliciosos. A grande polêmica da história é que foi a própria Microsoft, a partir do Outlook Express 4.0, que ajudou a disseminar emails em HTML no lugar de mensagens em texto puro. A iniciativa de agora, em recusar emails HTML por padrão, é uma questão de segurança contra vírus e, sobretudo, spam. Claro que, se o usuário quiser, ele pode clicar em um botão dentro da mensagem para ver o conteúdo.

Por falar em spam, ponto positivo para o sistema de controle de spam do Outlook, bastante melhorado. E para quem gosta de manter sempre tudo bem organizado, o Outlook pode combinar várias mensagens em um único segmento de data – ex.: por dia, por semana, por mês… – facilitando o acompanhamento de emails.

Excel – A exemplo do Word, resta pouco espaço para novidades no Excel. O gerenciamento de planilhas em XML foi aprimorado e é só, ao menos para o usuário doméstico. Nem no quesito cálculo (a razão de ser do Excel) há novidades consideráveis. Há maior integração entre as células de uma tabela através dos smart tags aperfeiçoados e há novas fórmulas de cálculos financeiros em probabilidade e estatística, mas nada surpreendente. Uma novidade estética interessante: um determinado campo pode aparecer somente quando o usuário passa o mouse sobre ele. O que não impede sua impressão, mas ajuda bastante em planilhas muito grandes quando o usuário quer limpar um pouco a “poluição” nas células.

Powerpoint – De novidade bacana há a integração com o Windows Media Player para criar apresentações multimídia em tela cheia, fazendo uso de áudio e vídeo em streaming, por exemplo. Também dá para salvar direto em CD uma apresentação, já com os arquivos necessários para que seja exibida em outro computador que não tenha Powerpoint instalado.

Frontpage – Depois do Outlook, o editor de HTML da Microsoft é o mais turbinado. Melhorou bastante, com novas opções para usuários avançados e webmasters, sobretudo na edição do código e na compatibilidade com navegadores concorrentes, como Opera, Netscape e Mozilla. Para quem não sabe editar HTML e usa apenas a interface “bonitinha”, a novidade é poder gerar um código-fonte muito mais limpo e compatível do que as versões anteriores do Frontpage. O gerenciamento remoto de sites também foi substancialmente melhorado, deixando o FrontPage próximo do Dreamweaver, principal concorrente e a vedete dos profissionais especializados. Recurso pré-histórico do Dreamweaver, somente na versão 2003 do Frontpage é que o usuário pode se orientar para resoluções específicas de tela ou navegador. Também dá para ver qual será a aparência do site em várias combinações de navegadores e resoluções.

Access – Até que enfim, uma integração com outros bancos de dados que realmente funciona. Sim, porque versões anteriores do Access apenas diziam que se integravam a outros bancos de dados, mas na hora de colocar para funcionar o resultado, em geral, era desastroso. A Microsoft melhorou bastante a integração de dados com informações em XML, OBDC e do SharePoint. Escolha a fonte de origem e o tipo de informação que será interligada e pronto. Ficou mais fácil, também, salvar bancos de dados para internet, em formato XML ou HTML.

OneNote – A primeira novidade exclusiva do Office 2003. O OneNote permite capturar, organizar e reutilizar anotações em laptops, computadores de mesa ou Tablet PCs, oferecendo um canal único para armazenamento de notas. Traduzindo: é um caderno de anotações high-tech e super funcional. As anotações podem ser compartilhadas pela web, organizadas e capturadas de várias fontes, não apenas do teclado. Pode ser via áudio, escrita à mão (no caso de computadores portáteis), desenho etc. Assim como um caderno de anotações tradicional, não existe mais aquele conceito de abrir e salvar arquivos. Ao escrever, tudo já está sendo salvo. Ao reiniciar o programa, suas anotações estarão lá, na página do caderno.

Publisher, Project e Visio- Também melhoraram, mas não muito. Dá até para montar sites inteiros pelo Publisher, além do tradicional material de marketing e demonstração, como folders, cartazes, banners etc. O Project é um gerenciador de (grandes) projetos e é bem melhor utilizado em uma esfera colaborativa, ou seja, várias estações de trabalho compartilhando o mesmo projeto. Com ele, dá para analisar iniciativas de negócios, recursos e resultados esperados. O Visio é a solução da Microsoft para a diagramação de informações técnicas e de negócios, a fim de ajudar o usuário a transformar idéias e informações burocráticas em diagramas.

InfoPath – Um produto para acabar com a dor de cabeça de preencher formulários em papel, ótimo para empresas. O InfoPath gerencia informações geralmente associadas a formulários contínuos. O que ainda falta é uma interface mais intuitiva – talvez nas próximas versões do Office. É preciso um pouco de paciência para aprender a usar o programa, mas nem tanta se você está acostumado a usar o FrontPage, já que as interfaces são parecidas. Para desenhar os formulários, é só arrastar e soltar botões e tabelas. O InfoPath permite associar as informações de várias fontes, como servidores Sharepoint ou arquivos XML e é facilmente integrado às planilhas do Excel.

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