Descobrindo o Office 2000

Paulo Rebêlo | abril.2000

Depois do Windows, não há duvidas de que o Office é a solução mais famosa e rentável da Microsoft. Mundialmente adotado, a maioria dos programas inclusos no pacote tornaram-se o “padrão” em qualquer empresa ou instituição, cujas tarefas incluam trabalho de escritório, gerenciamento de dados ou apresentações gráficas.


Você pode mandar, para qualquer empresa, um documento do Word (.doc) certo de que a pessoa do outro lado conseguirá abrir e ler. O mesmo não acontece para outros editores de texto, por exemplo. A hegemonia entre os aplicativos Office, deve-se em grande parte à facilidade de uso dos programas, que com o passar do tempo tornaram-se mais simples e funcionais.

Mesmo cercada de críticas, a maioria sobre compatibilidade com outros programas e excesso de códigos, a versão 2000 do Office reúne, em um único pacote, poderosas ferramentas as quais possibilitam ao usuário redigir um simples texto a integrar e gerenciar uma Intranet na sua empresa, sem a necessidade de aprender a usar outros programas ou utilitários.

Críticas ou elogios à parte, uma certa peculiaridade do Office é reconhecida por todos: sua integração com a Internet é fantástica, principalmente aos olhos de usuários menos experientes, que não dispõem do tempo, dinheiro ou conhecimento técnico para aprender e comprar ferramentas específicas para cada solução.

Vamos conhecer agora um pouco das novidades do Office e sua integração com a Internet, e no que ele pode lhe ajudar, seja em casa ou no escritório.

INTERAÇÃO – Interagir com outros usuários é bem mais fácil agora do que com a versão anterior (97) do Office, principalmente no caso de empresas que desejem estabelecer dados para consultia via Web.

Você pode criar sua tabela no Excel e salvá-la diretamente para html, a linguagem da Internet. Nada de contratar profissionais ou webmasters para “transformar” aquelas horas de trabalho em algo que possa ser navegado pela rede. Com um simples clique de mouse, seu trabalho estará pronto para ser posto na Web e consultado por qualquer um.

O mesmo vale para os outros programas, como Word e Access. Sabe aquele relatório de 30 páginas? Nem pense em copiar o texto para colar no editor de homepages. Salve-o em html e ele estará pronto para a Internet. O mais interessante, porém, é que usando o recurso de html nativo do Office, é possível fazer coisas na Web que, se fossem feitas através de um editor específico para homepage, levaria bem mais tempo ou precisaria de alguém com mais conhecimento técnico, ou seja, um profissional mais caro.

O uso de imagens e fotos, por exemplo, está mais fácil do que nunca. Ao salvar um documento, contendo tabelas ou infográficos, não existe mais aquela dor de cabeça de saber exatamente quais os nomes dos arquivos ou, pior ainda, transformar cada imagem em arquivo, usando outro programa, e salvá-las com um nome de fácil recordação. O próprio Office se encarrega de gerar um arquivo, que você nem precisará saber do nome, e adicioná-lo a pasta que contém seu documento. De tal forma, você manda toda a pasta para o servidor Web, e todos irão visualizar seu relatório da mesma forma que você visualiza em casa, no seu computador. Você entra com as idéias e o Office entra com o gerenciamento técnico.

FÁCIL E RÁPIDO – Geralmente, para se atualizar uma página na Internet, é preciso convertê-la para html e enviá-la para o servidor remoto do provedor de acesso, usando um programa de “FTP” (file transfer protocol) ou outras ferramentas específicas. Nesse caso, você precisaria saber mexer em: um editor de textos para redigir; um editor de homepage para transformar em html; e um programa de FTP.

Com o Office 2000, o penoso trabalho pode ser esquecido. Primeiro, já vimos que é possível salvar seu trabalho diretamente para html com apenas um clique de mouse. Segundo, na opção ‘Salvar Como’ do menu, você pode salvar seu documento diretamente no servidor das páginas, ou seja, não precisa salvar no computador para só então enviar. Salve diretamente no servidor remoto, tudo através do próprio Office, sem precisar abrir qualquer outro programa externo. Simples assim.

As empresas que resolverem adotar o Office 2000, e disponham de uma Intranet entre os computadores, poderão ganhar mais ainda em produtividade e economia de tempo. Os funcionários podem compartilhar todos seus documentos na Intranet, aplicando o mesmo processo descrito acima: salvando os documentos diretamente no servidor central da empresa, e o mesmo se encarregará de disponibilizar os trabalhos para todos, instantaneamente, através de um navegador Web.

Em vez de colocar as páginas na Web, você prefere enviar por email? Tudo bem, não será preciso abrir um programa de correio para remeter os documentos pela rede. Dentro dos próprios programas do Office, existe a opção (procure o ícone na barra de ferramentas) de “e-mail”. Ali, você entra com o endereço do destinatário, das cópias, ou anexa arquivos externos, da mesma forma que faria com qualquer outro programa de correio eletrônico. Pronto, é clicar e enviar.

Na segunda parte desta série, você ficará sabendo como melhorar a compatibilidade entre trabalhos na relação empresa-empresa (intranet) e empresa-cliente (internet).

PARTE II

No artigo passado, vimos como a integração do Office com a Internet pode melhorar a produtividade e economizar profissionais. Agora, vamos analisar um pouco mais a relação empresa-cliente – Internet – ; e empresa-empresa – Intranet – tendo o Office como solução.

Ao se trabalhar comercialmente com Internet, a regra de lei é atingir o maior número de pessoas possível. Se o objetivo é conquistar o (futuro) cliente ou, pelo menos, fazê-lo conhecer sua marca ou serviço, é imprescindível levar em consideração diversos fatores os quais, eventualmente, possam implicar a impossibilidade do cliente-leitor chegar ou visualizar o seu site-produto. Entre tais fatores, um dos principais, se não o principal, é a ‘compatibilidade’. Sendo assim, dentro do aspecto empresa-cliente, vamos imaginar duas possíveis soluções.

Tendo apenas o Office como ferramenta completa para produzir seu trabalho de escritório e colocá-lo na Web: como foi visto no artigo anterior, a conversão de documentos Office para a ‘linguagem da Internet’ é um processo extremamente simples, à distância de um clique de mouse. No entanto, é válido lembrar que muitas das facilidades na integração html podem não chegar ao computador do cliente-leitor, pois as mesmas são otimizadas para o Internet Explorer (IE) e, algumas outras, são exclusivas à versão 5.0 do navegador.

Na hora de fechar todo o trabalho e colocá-lo na Web, é crucial verificar se o conteúdo está sendo bem visualizado não apenas no IE, mas em outros navegadores que também sejam muito usados. De qualquer forma, o próprio Offfice possui uma opção de melhorar sua própria compatibilidade (office2k-2.jpg). Por exemplo, no Word, ao ‘Salvar Como’ um arquivo, é possível verificar as ‘Opções Web’ e desabilitar funções que não sejam compatíveis com o IE 4.0 ou Netscape 4.0. Como a grande maioria das pessoas não utiliza navegadores de versões abaixo da 4.0, fica fácil chegar até eles de forma rápida e simples, usando o Office.

Outra possibilidade, porém, requer o uso de ferramentas externas para “otimizar” o trabalho. Ao salvar um documento para a Internet, o usuário pode fazer uso de outros editores de homepages para “enxugar” o html gerado pelo Office. De tal forma, o conteúdo ficará mais limpo e mais rápido de ser acesssado, com a vantagem de poder ser visto por todos.

O único problema, nesse caso, seria os recursos adicionais propostos pelo Office, que também precisariam ser gerados através de ferramentas externas, por alguém com maior conhecimento técnico em outros programas, a fim de não perder sua idéia inicial. Mas se existe alguém com conhecimento e tempo para utilizar outras ferramentas, por que usar o Office, então?

Resumindo. Se o objetivo primário é atingir o maior número de pessoas, o Office por si só pode apresentar-se como uma solução falha, devido ao tamanho elevado dos arquivos por ele gerados e certa incompatibilidade com outros navegadores que não o IE. No entanto, quando usado com ferramentas externas que possam “enxugar” o código, o Office mostra-se como um poderoso e eficiente produtor de conteúdo, seja para o usuário leigo ou profissional qualificado.

Na hora de aplicar uma solução empresa-empresa, como uma Intranet, os funcionários haveriam de usar um padrão. Se o IE 5.0 fosse adotado, não haveria motivos para preocupações relacionadas à compatibilidade. Os recursos aperfeiçoados do Office poderiam ser usados e o trabalho feito de forma bem mais rápida, já que tudo poderia ser salvo diretamente para o servidor da empresa, sem apelar a outros programas.

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