Paulo Rebêlo | abril.1999

Se existe um aplicativo, afora o Windows, que seja uma fonte certa de sucesso – e de renda – da Microsoft, é o Office. Na verdade, não apenas um aplicativo, mas sim um pacote de programas que abrange as necessidades básicas e avançadas do escritório, da empresa ou do lar. Seja você leigo ou experiente, é quase certo que o Microsoft Office esteja presente no seu computador. Talvez pela tradição, talvez impulsionado pela mídia, talvez pela falta de opção. Não importa. O fato é que a grande maioria das pessoas possui ao menos um programa do pacote, geralmente, o Ms-Word.


Com o passar dos tempos, o Office tornou-se mais do que uma necessidade nos computadores pessoais e no das empresas. Com o pacote em mãos, todos os trabalhos de escritório são feitos de forma eficaz e, melhor ainda, mesmo o usuário doméstico pode dar toques de profissionalismo em seus trabalhos com facilidade.

A Microsoft vem anunciando a chegada da versão 2000 do seu produto desde o ano passado. De lá pra cá, uma bateria de testes foi feita com as chamadas versões betas, a fim de corrigir eventuais problemas e adicionar as funções mais pedidas pelos usuários. Finalmente, a fase de experimentação passou e a versão final do Office 2000 já está pronta.

Parece incrível, mas desta vez a Microsoft conseguiu acertar no prazo, que era o primeiro semestre de 1999. Uma das promessas da empresa era de manter os mesmos requisitos de sistema da versão anterior – 97 – para poder rodar o novo Office. Assim, as pessoas poderiam migrar para a nova versão sem a necessidade de comprar computadores mais velozes ou aumentar o poder do processador, a fim de de que possam usufruir dos novos recursos.

Para muitas pessoas, as mudanças podem parecer poucas. Já para os que acessam a Internet, poderão perceber que o novo Office usa o HTML como uma linguagem nativa também. Um dos objetivos primários ao produzir os programas, era justamente o de vincular todos os aplicativos à Internet e deixá-los totalmente compatíveis com a rede. E conseguiram, de fato.

A versão final do Office ficou pronta nos últimos dias de março e deve chegar a alguns revendedores americanos no fim de abril. No fim do mês ou no início de junho, as lojas americanas já estarão disponibilizando-o para compra. No Brasil, espera-se que ainda em junho possamos comprar o pacote em português.

Mas, antes é bom saber o tipo de versão que você estará levando para casa ou escritório. Uma boa estratégia de marketing foi feita na hora de finalizar o produto, e você terá cinco opções de escolha quando for desembolsar a quantia necessária. A divisão será entre as edições Premium, Professional, Small Business, Standard e Developer. O quadro abaixo mostra, em detalhes, o que vem e o que não vem em cada uma das cinco edições, segundo a própria empresa.

Como pode ser visto, o usuário menos experiente e que precisa apenas trabalhar com afazares domésticos, deve escolher a edição Standard, que será a mais barata. A diferença entre ela e a Small Business é apenas a substituição do Outlook pelo Publisher. No entanto, a edição mais procurada será mesmo a Premium, que irá atender todas as necessidades da empresa, do escritório e será mais do que suficiente para o lar. Já a edição Developer, é voltada para desenvolvedores. Terá o mesmo da edição Premium, mais algumas ferramentas e produtos para desenvolvimento de aplicações.

Outra mudança significativa que os compradores poderão notar, é o tamanho de cada programa, que cresceu consideravelmente. Apesar de obterem quase a mesma performance do que o Office 97, em questão de velocidade e abertura de documentos, você precisará de muito mais espaço em disco. A versão 97 do Office foi vendida com um CD inteiro e já assustou muita gente naquela época.

Por exemplo, na versão Premium, você receberá 7 CD’s na hora da compra. Cada CD será dividido da seguinte forma:

Office CD1 – Word2000, Excel2000, PowerPoint2000, Access2000, Outlook2000, FrontPage2000, IE5.
Office CD2 = Publisher2000, clip art comum entre aplicativos.
Office CD3 = Photodraw2000, Office2000 server extensions, Front Page 2000 server extensions.
Office CD4 = PhotoDraw content (é necessário inserir o CD para rodar o aplicativo).
Office CD5 = Produtos e materiais para avaliação (testes) por tempo limitado.
Office CD6 = Windows NT4 Workstation (versão que poderá ser usada por 120 dias).
Office CD7 = Windows NT4 Option Pak e Services Pack.

Uma outra coisa em comum é a inclusão do Internet Explorer 5.0 em todas as edições. Além de ser totalmente adaptado aos novos aplicativos do Office, algumas novas tecnologias só funcionarão 100% com o navegador da Microsoft.
Na segunda parte deste artigo sobre a versão final do Office 2000, você ficará sabendo um pouco mais sobre cada um dos programas inclusos e, como não poderia deixar de ser, as novas tecnologias implementadas pela Microsoft e como elas poderão facilitar muito mais sua vida daqui pra frente.

Instalação e novidades –

Instalar o Office 2000 ficou mais simples. Paralelo a isso, ele escraviza ainda mais o usuário. Explica-se: Com três ou quatro cliques de mouse, sua máquina estará pronta para rodar todos os aplicativos do pacote. Sim, todos.

Customizar o processo de instalação, escolhendo o que deve e o que não deve ser instalado, tornou-se uma árdua e complicada tarefa. O usuário terá uma “árvore” com diversas ramificações, referentes a cada componente do Office e, em seguida, terá que dar outro clique a fim de escolher o modo: Instalar, instalar apenas no primeiro uso, rodar via rede, rodar via rede no primeiro uso, não instalar. O usuário ou administrador menos paciente, irá partir direto para a instalação típica, que ocupa cerca de 320MB iniciais em disco. A instalação do Internet Explorer 5.0 é opcional, mas recomendada.

A maior parte das mudanças está na interação com o usuário e Internet, agilizando o trabalho diário, melhorando a produtividade, de forma mais rápida e eficiente. Apesar da interface ter sido mantida idêntica, uma ou outra alteração entre menus e janelas podem assustar um pouco, mas nada de complicado. Abaixo, vamos conhecer alguns dos principais adicionais, comuns em todo o pacote Office.

OFFICE WEB:
A integração do Office com a Internet é fantástica. Parece que a Microsoft acertou em cheio desta vez. O usuário doméstico, o webmaster, o administrador de sistema, todos eles terão em mãos ferramentas poderosas de trabalho e manutenção, seja de uma home page ou Intranet.

O HTML tornou-se nativo do Office, compatível com todos os programas do pacote. É possível abrir páginas Web diretamente no Word, modificá-las e salvá-las. Mas o melhor mesmo é poder digitar um texto com tabelas, gravuras e recursos de texto a fim de, em seguida, salvar em .html sem perder nada na conversão. A página será vista na Internet da mesma forma que é vista no seu Word, sem tirar nem pôr.

As empresas que precisam atualizar suas tabelas, seja de preços ou produtos, poderão salvar a planilha do Excel diretamente em HTML. Depois que todo o trabalho estiver pronto, não pense que ainda será necessário organizar as pastas, abrir um programa específico e enviar os arquivos para o provedor. É possível salvar seu texto, planilha, apresentação ou banco de dados, diretamente do aplicativo para sua Intranet ou para seu servidor na Internet, usando o “Salvar Como”. Simples,não?

TEMAS WEB:
O uso de “temas” entre aplicativos ficou conhecido desde a versão 98 do Front Page. No entanto, agora podemos usá-los em qualquer programa do Office. Tema Web é um conjunto de cores, estilos, fontes, papel de parede, design e formatos que podem ser utilizados para a confecção de um documento ou página Web. Mais de 30 temas podem ser escolhidos manualmente, e outros poderão ser baixados no site da Microsoft, futuramente. Dentre os 30 temas, ainda é possível fazer modificações individuais em cada um, antes não permitido.

DISCUSSÕES E ATALHOS WEB:
Com a ajuda do Outlook 2000, sua empresa ou seu grupo podem criar projetos de discussões via Intranet ou via Web. As mensagens podem ser selecionadas e coladas em qualquer parte de um documento ou home page. Excelente para referência rápidas ou pesquisas internas entre colaboradores e funcionários.

A barra de ferramentas do Outlook virou uma verdadeira barra de atalhos. Seus programas, documentos ou links favoritos podem ficar sob ela, possibilitando um fácil acesso. Tudo altamente customizável.

COMPONENTES WEB:
As empresas e usuários que precisam estar sempre de olho em determinado banco de dados ou planilha, já podem se tranqüilizar a partir de agora. Com o Office 2000 e o Internet Explorer 5.0, esses tipos de documentos, além de interagirem diretamente com base de dados SQL, poderão ser editados e modificados pelo próprio navegador. No caso, pelo próprio IE. Você pode criar o documento, colocá-lo no ar, e uma outra pessoa com acesso poderá fazer as modificações necessárias remotamente. O mesmo vale para formulários e relatórios.

Quem deseja criar apresentações multimídia no Powerpoint, também poderá enviá-las via Web. O usuário remoto poderá ver o resultado sem a necessidade de ter o Powerpoint instalado. Apenas um navegador (browser).

APLICATIVOS AUTO-REPARÁVEIS:
Lembra quando aquele funcionário apagou umas DLL’s e o Excel parou de funcionar? Foi necessário a reinstalação, certo? Agora não é mais. O recurso de auto-reparo também está incluso no IE5 e pode trazer mais segurança, principalmente, aos setores da empresa com acesso menos restrito. Via Painel de Controle, o Windows procura por arquivos e componentes necessários para rodar os aplicativos e, no caso de não achá-los, substitue pelos originais que estão no CD de instalação do Office, salvando o administrador de sistema de ocasionais dores de cabeça.

GUARDAR E COLAR:
Esqueça o “ultrapassado” copiar-e-colar. Agora você pode selecionar partes de seus textos e armazenar até 12 blocos diferentes na área de transferência. Esses blocos podem ser colados todos de uma vez, em algum local do documento, ou individualmente, um por um. O recurso de “guardar-e-colar” também é muito útil quando utilizado em conjunto com as novas tabelas do Word 2000, que estão bem mais flexíveis. Podendo, inclusive, ter linhas diagonais entre as células.

OFFICE MAIL / IDIOMAS AUTO-DETECTÁVEIS:
Você pode enviar um email a partir de qualquer aplicativo Office. Um novo ícone foi adicionado na barra de ferramentas, ao lado do ícone de “salvar”, permitindo que o documento ativo seja enviado via Internet/Intranet sem a necessidade de abrir o Outlook ou qualquer outro cliente de mensagem. Tudo muito rápido e prático.

Outra boa pedida é o recurso de detectação automática do idioma corrente. Ao abrir um texto em inglês, o Office já deixará ativo o corretor ortográfico daquele idioma – isto é, se você possuir o dicionário. Na terceira parte deste artigo, falaremos um pouco mais sobre os principais programas do pacote Office e suas mudanças.

Principais programas –

Na segunda parte desta série, falamos um pouco sobre as principais inovações que a versão final do Office 2000 nos trouxe. Entre elas, o que mais se destacou foi a integração com a Internet, que irá melhorar em muito a produtividade nas empresas e para o webdesigner/webmaster. No decorrer desta matéria, iremos falar um pouco mais sobre algumas outras mudanças singelas, mas efetivas.

A princípio, os programas básicos (Word, Excel, Access e Powerpoint) conservaram o mesmo visual. No entanto, agora existe um recurso muito interessante, comum em todos os programas, que é a possibilidade de abrir uma janela para cada documento. Por exemplo, até a versão anterior do pacote (Office 97), você teria uma apresentação aberta no Powerpoint e, ao abrir outra, as duas ficariam dentro de uma mesma “janela-mãe”, visível na sua barra de tarefas – aquela barra que segue à direita, do lado do botão “Iniciar” do seu Windows.

Apesar de a abertura de janelas exclusivas para cada documento poder ser desabilitado, é de uma utilidade proveitosa. Na hora de pesquisar em vários textos, banco de dados, planilhas ou apresentações diferentes, basta um clique ou tecla de atalho para dar uma olhada no outro documento, selecionar e copiar algum trecho, outro clique, e colar no outro. Algo simples, mas que economiza tempo para quem trabalha com múltiplos documentos.

A visualização das fontes (tipos de letras que podem ser usadas no documento) também tornou-se bem eficaz. Antes, você precisava conhecer as fontes e saber quais eram suas prediletas, já que o nome de cada uma nem sempre expressa o que ela possa parecer. Tudo agora ficou mais fácil, à distância de um simples clique de mouse. Na hora de escolher a fonte, através da barra de ferramentas de qualquer programa no Office, o nome da fonte já será um exemplo de como ela é, facilitando assim, a escolha. Aplicativos gráficos, como Corel Draw ou Photoshop, adicionam dezenas e dezenas de novas fontes ao Windows. Conhecer todas e saber como são era uma tarefa um tanto difícil e demorada.

Na hora de clicar sobre um menu, como Arquivo, Editar, Inserir ou Formatar, por exemplo, todas as opções não ficarão visíveis, apenas as principais. As outras, poderão ser vistas clicando-se sobre uma pequena seta. Com isso, o novo Office tenta, apenas tenta, conhecer melhor o usuário, mostrando as opções de menu mais usadas e escondendo as menos usadas, proporcionando um visual mais limpo e rápido de ser acessado.

Já que a integração Internet foi o que tivemos de melhor no Office 2000, falemos mais sobre Front Page e Outlook.

Um dos problemas mais criticados pelos webmasters que usavam a versão 98 do Front Page, era o fato de ser pouco compatível com outros programas que não o Internet Explorer. Com a versão 2000, a Microsoft conseguiu amenizar e o programa tornou-se mais “adaptável” a outros editores e navegadores, além de reunir um sistema de edição mais fácil, gerenciando todo seu site em apenas uma janela, seja na hora de confeccionar sua home page, na hora de usar seu Personal Web Server, ou na hora de fazer a verificação e checar as estatísticas, incluindo aí a lista dos links que não estão funcionando, as chamadas de páginas, etc.

Personalizar sua página também ficou mais fácil. A criação de botões animados, efeitos em Java, ActiveX, frames e novos estilos estão mais acessíveis ao usuário leigo, além de poder ser utilizados diversos temas extras, pré-configurados, em sua página. A implementação de DHTML (Dynamic HTML) em substituição ao Javascript ganhou nova força com o Front Page 2000. Fácil de fazer e configurar, com uma boa dose de animações, mas ainda incompatível com outros navegadores que não o IE.

O que talvez possa atrapalhar algumas pessoas que trabalham na área, é a fusão das interfaces no Front Page. A versão 98 do produto tinha como ponto forte a disposição de uma janela para edição (front page editor) e outra janela para o front page explorer. Na versão 2000, ambos reuniram-se em uma janela apenas, tendo o usuário que gerenciar todo o conteúdo lá mesmo.

Por outro lado, o Outlook 2000 chega dando algumas inovadas em recursos já existentes no Outlook 98 e incrementando seu visual e seu jeito “corporativo” de ser. Gerenciar e enviar emails a partir do novo Outlook passa a ser apenas mais uma função extra, frente a uma infinidade de recursos que ele disponibiliza. Mais do que nunca, a Microsoft direcionou o programa às empresas e usuários corporativos, com recursos de colaboração online, criação de pequenas notas-lembretes (post-it), uma poderosa agenda, e muitos outros adicionais que só terão alguma finalidade dentro de Intranets ou redes. O corporativismo no Outlook é tão gritante que, na instalação do Office 2000, o Outlook Express é automaticamente instalado, tendo em vista que apenas ele pode trabalhar com grupos de notícias (newsgroups), além de possuir uma interface mais agradável e simples na hora de enviar e receber mensagens pelo correio eletrônico.

Quem gosta de fazer apresentações multimídias no Powerpoint, vai poder preparar os slides mais rápido agora. Apesar das poucas mudanças, o usuário pode usar um painel triplo para visualizar o esboço da apresentação, como ela ficará depois de pronta, o esquema de montagem (temas e etc) e até mesmo como ela ficará na Web.